Case Study: Ολοκληρωμένη Ψηφιακή Διαχείριση για τον Οργανισμό «Πράσινος Έλεγχος»
Ο Πελάτης
Ο πράσινος Έλεγχος είναι ένας διαπιστευμένος Οργανισμός Ελέγχου και Πιστοποίησης Προϊόντων Βιολογικής Γεωργίας. Εδώ και χρόνια αποτελεί σημείο αναφοράς στον τομέα των πιστοποιήσεων βιολογικής παραγωγής, με ισχυρό δίκτυο συνεργαζόμενων γεωπόνων και επιθεωρητών σε όλη την Ελλάδα.
Η Πρόκληση
Η εταιρεία χρησιμοποιούσε διάφορα επιμέρους εργαλεία για να εξυπηρετεί τις ανάγκες των πελατών της, ωστόσο ήθελε να προχωρήσει σε ένα ενοποιημένο πληροφοριακό σύστημα που να καλύπτει τόσο την εμπορική της λειτουργία όσο και τη συνολική διαχείριση του πελατολογίου, των πιστοποιήσεων και των επιθεωρήσεων.
Πιο συγκεκριμένα, η Πράσινη Βιολογία ήθελε:
- Να παρακολουθεί τις δραστηριότητες των πελατών της (π.χ. βιολογική κτηνοτροφία, καλλιέργεια), με ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
- Να εκδίδει και να διαχειρίζεται πιστοποιητικά για κάθε δραστηριότητα με δυνατότητα ελέγχου ισχύος και ανανέωσης.
- Να καταγράφει επιθεωρήσεις που πραγματοποιούνται είτε από υπαλλήλους είτε από εξωτερικούς συνεργάτες.
- Να διαχειρίζεται μεταβολές όπως νέες εντάξεις, απεντάξεις, μεταβιβάσεις δραστηριοτήτων ή προσθήκες αγροτεμαχίων.
- Να αξιοποιεί CRM εργαλείο για την καταγραφή αιτημάτων έκδοσης πιστοποιητικών και να ελέγχει το υπόλοιπο πελάτη πριν την έκδοση.
- Να συγκεντρώνει όλα τα παραπάνω δεδομένα σε ένα ενιαίο και λειτουργικό σύστημα για καλύτερη πληροφόρηση και ταχύτερη εξυπηρέτηση.
Η Λύση που Υλοποιήσαμε
Με βασικό εργαλείο το Pylon ERP και την εξιδείκευση της Inforama σε custom υλοποιήσεις , αναπτύξαμε μια πλήρως προσαρμοσμένη λύση μέσα στην πλατφόρμα, η οποία περιλαμβάνει:
- Διαχείριση Δραστηριοτήτων Πελατών: Καταχώρηση μίας ή περισσότερων δραστηριοτήτων ανά πελάτη με ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
- Πιστοποιητικά Πελατών: Παρακολούθηση όλων των πιστοποιήσεων ανά δραστηριότητα με πλήρες ιστορικό και δυνατότητα ανανέωσης.
- Γεωπόνοι Πελατών: Καταγραφή τόσο του τρέχοντος όσο και προηγούμενων γεωπόνων για κάθε πελάτη, ώστε να υπάρχει πλήρες ιστορικό παρακολούθησης.
- Μεταβολές Πελατών: Καταγραφή ενεργειών όπως ένταξη νέας δραστηριότητας, απένταξη, μεταβίβαση, διαγραφή, προσθήκη αγροτεμαχίων και άλλα.
- Επιθεωρητές: Παρακολούθηση όλων των επιθεωρητών – είτε είναι υπάλληλοι είτε εξωτερικοί συνεργάτες – με δυνατότητα ανάθεσης και παρακολούθησης έργου.
- Επιθεωρήσεις: Καταγραφή κάθε επιθεώρησης με ημερομηνία, τύπο (τακτική, έκτακτη) και αποτέλεσμα (συμμόρφωση ή μη).
- Εξωτερική πρόσβαση για επιθεωρητές: Αναπτύξαμε mobile και web εφαρμογή, ώστε οι συνεργαζόμενοι επιθεωρητές να μπορούν να καταχωρούν απομακρυσμένα τις επιθεωρήσεις που διενεργούν, και με ένα κλικ να ενημερώνεται αυτόματα το Pylon ERP.
- Ενσωματωμένο CRM: Καταγραφή αιτημάτων για πιστοποιητικά, με δυνατότητα διαχείρισης εκκρεμών, εκτελεσμένων ή προγραμματισμένων αιτημάτων, καθώς και έλεγχο οικονομικής εκκρεμότητας πριν την έκδοση.
Αναφορές και Πληροφόρηση
Η λύση περιλαμβάνει σειρά προσαρμοσμένων εκτυπωτικών αναφορών για λειτουργικό και διοικητικό έλεγχο, ενδεικτικά αναφέρονται:
- Υπόλοιπα πελατών ανά δραστηριότητα
- Λήξεις δραστηριοτήτων και πιστοποιήσεων (προληπτική ενημέρωση πελάτη)
- Ιστορικό επιθεωρήσεων ανά πελάτη
- Ιστορικό επιθεωρήσεων ανά επιθεωρητή
- Ιστορικό μεταβολών πελάτη
- Αναλυτικός έλεγχος πιστοποιητικών (εκδοθέντα, υπό ανανέωση, ενεργά)
Το Αποτέλεσμα
Με την υλοποίηση της λύσης της Inforama στο Pylon ERP, ο Πράσινος Έλεγχος κατάφερε να ενοποιήσει όλες τις κρίσιμες διαδικασίες σε μία ενιαία πλατφόρμα.
Τα βασικά οφέλη περιλαμβάνουν:
- Ταχύτερη και ακριβέστερη καθημερινή εργασία
- Μειωμένα σφάλματα και καλύτερη εποπτεία
- Αναβαθμισμένη εξυπηρέτηση πελατών
- Πλούσια πληροφόρηση και διοικητικός έλεγχος μέσα από εξειδικευμένες αναφορές
- Ευκολότερη συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες χάρη στη mobile & web πρόσβαση